Dit ga je doen
Dit is de ideale combinatie voor een afwisselende functie.
Zorg jij ervoor dat alles op kantoor op rolletjes loopt en ben je een organisatietalent in hart en nieren? Ben je servicegericht, accuraat en weet je van aanpakken? Kun je snel schakelen en houd je van afwisselende werkzaamheden? Vind je het daarnaast leuk om administratief bezig te zijn? En ben je op korte termijn beschikbaar voor 28-40 uur? Dan ben jij onze nieuwe Office Medewerker en Administratief Medewerker!
Als Office - / Financieel Administratief Medeweker bij Administratiekantoor Marck zorg je ervoor dat onze organisatie en de administratie van onze klanten in vertrouwde handen is. Hierbij streef je altijd naar kwaliteit en een optimale bediening van onze klanten.
Kantoororganisatie en ondersteuning
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie, telefonisch en per e-mail
• Ontvangen van klanten en bezoekers op een professionele en gastvrije manier
• Beheren van agenda’s en afspraken
• Ondersteunen bij het voorbereiden van besprekingen en klantafspraken
Communicatie en klantcontact
• Eerste aanspreekpunt voor algemene klantvragen en doorverwijzing naar collega’s
• Zorgen voor tijdige en correcte communicatie richting klanten
• Verwerken van inkomende post, e-mails en telefoonverkeer
• Onderhouden van een vriendelijke en betrouwbare klantrelatie
Ondersteuning van bedrijfsprocessen
• Bewaken van deadlines en herinneren van collega’s of klanten aan openstaande acties
• Assisteren bij het opstellen en versturen van facturen
• Ondersteunen bij interne administratieve processen (zoals uren, post, agenda’s)
• Meedenken over het verbeteren van werkprocessen en kantoororganisatie
• Controle van exact abonnementen
• Opstellen en opvolgen van offertes
• Dossier compleet maken van nieuwe klanten
• Opstarten werkprogramma, inrichten van alle benodigde programma’s van Marck en klanten
• Inrichten facturatie Marck, projecten
• Up to date houden van alle programma’s waar Marck mee werkt
• Zorgen voor presentje buiten de PV om
• Organiseren van kantoorbijeenkomsten
• Zorgen van bestellingen voor kantine en kantoorbenodigdheden
• Afsluiten van projecten
• Opzeggen en alles verwerken, afsluiten van vertrekkende of stoppende klanten
• Bijhouden van over-verlofuren collega’s
Teamondersteuning en sfeer
• Zorgen dat het kantoor representatief, ordelijk en goed georganiseerd is (ook aankleding bij bijvoorbeeld kerst)
• Schoonmaak koffiezetapparaten
• Ondersteunen van collega’s waar nodig bij piekdrukte of deadlines
• Draagt bij aan een prettige en collegiale werksfeer
• Bewaakt rust en overzicht binnen het team
• Signaalfunctie voor goede samenwerking binnen het team
Administratieve ondersteuning
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten, brieven en rapportages
• Beheren van contracten, dossiers en digitale archieven
• Ondersteunen bij het verzamelen van gegevens voor offertes of jaarstukken
• Controleren en aanvullen van klantgegevens in het systeem en deze up-to-date houden
• Invoeren van inkoop- en verkoopfacturen
• Verwerken bankmutaties en memoriaalboekingen
• Voorbereiden en eventueel verzorgen aangiften omzetbelasting
• Voorbereidende werkzaamheden opstellen jaarstukken
• Meedenken en ontwikkelingen signaleren bij klanten
Dit ben jij
Inhoudelijke kennis en expertise:
• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur richting bedrijfsadministratie, boekhouding of finance
• Enkele jaren ervaring met financiële administratie, bij voorkeur bij een administratiekantoor
• Ervaring met boekhoudsoftware
• Kennis van btw-regelgeving en
• Goede beheersing van Excel en digitale werkomgevingen
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Persoonlijke competenties (soft skills):
• Nauwkeurigheid en ordelijkheid
• Klantgerichtheid
• Samenwerken en afstemmen
• Communicatieve vaardigheden
• Verantwoordelijkheidsgevoel
• Leergierigheid en ontwikkelbereidheid
• Representatief en professioneel: zowel in houding en gedrag als voorkomen
Dit bieden wij jou
• Een belangrijke functie in een ambitieus bedrijf met een gezellige en informele werksfeer.
• Een specialistisch team en fijne klanten die je mag ontmoeten en leren kennen;
• Een prima pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden met onder andere
o Pensioenregeling
o Thuiswerk
o Fietsplan
• Mogelijkheden jezelf te ontwikkelen;
• Flexibele werktijden;
• Een bedrijfsagenda met leuke activiteiten.
Vragen of meer weten?
Heb jij vragen over deze vacature? Neem dan gerust contact met ons op. Denk jij de geschikte kandidaat te zijn voor deze functie? Stuur dan direct jouw sollicitatie door.
